◎怎麼做才不會讓部下的「工作」變成「作業」
領導者指派工作給部下時,是否在一開始就把目的交代清楚,將決定那會成為一項「工作」,還是成為一項「作業」。
舉例而言,上司指派部下影印文件的時候,必須明確地告知對方「影印文件的目的是什麼」。
如果不交代清楚的話,部下就會想也不想地把他拿到的資料原原本本拿去影印。如此一來,這個工作就只能算是一項影印作業而已。
「這是下午的會議要用的,麻煩按照人數幫我拿去影印。」
如果能像這樣事先告知目的,部下就會思考他應該在幾點以前影印完幾份文件。更有心者甚至會想:「這是公司內部會議要用的文件,所以用雙面影印比較節省。」或是「用廢棄文件的背面影印就可以了吧。」
「這是待會客戶兩點來的時候要用的。」
如果部下聽到的是這句話,應該會自然聯想到「可能需要用彩色影印,這樣圖表看得比較清楚。」或是「得把文件裝訂得整齊一點才可以。」
「讓部下自己思考工作的目的,他們才會有所成長。」
有些領導者或許有這樣的想法。不過,我個人對此持反對意見。
因為如果每一件單純的工作都要讓部下去思考目的,未免太浪費時間了。儘管有必要讓部下思考構成工作主幹的重要事項,或那項工作的本質究竟是什麼,但如果什麼事情都要思考的話,根本沒辦法做事了。
在工作上,效率也是很重要的,所以一開始就應該告知目的,藉由對目的的認知讓該任務成為一項「工作」而非「作業」,並透過這種方式讓部下以最快的速度完成最好的工作,我想這才是比較重要的事。